Support operationnel

Support technique pour les appels, les repondeurs et les telephones

Ce guide permet aux equipes de retrouver rapidement le fonctionnement de chaque site, la bonne procedure d’enregistrement de message et les actions utiles sur les postes fixes et sans fil.

Voir les sites Voir les téléphones
Sites concernés
9

Sites operationnels et antennes du Groupe.

Modeles de téléphones
4

Deux modeles fixes et deux modeles sans fil.

Images integrées
23

Extraits des écrans de l'application de gestion.

Format audio
WAV

Mono - 8 kHz - 16 bits pour les imports 3CX.

Sites

Fonctionnement des appels et des repondeurs

File d’attente 2110

Sendra Saint-Maximin

Deux postes sonnent à tour de rôle puis l’appel bascule vers un mobile en cas de non-réponse.

Appels
  • Postes 2100 Standard Saint-Maximin puis 2101 DHONT Sandrine
  • Sonnerie en cascade, 30 secondes par poste
  • Si pas de réponse, bascule vers le portable 0610612241
Repondeur
  • Répondeur rattaché à la messagerie vocale du poste 2100
  • Accès via Utilisateurs > 2100 > Messagerie vocale
  • Enregistrement possible depuis un appel lancé vers une extension
Administration
  • Horaires automatiques par département
  • Fermeture exceptionnelle via jour férié ou suppression des horaires du jour
  • Penser à remettre les horaires après modification temporaire
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Accès à la messagerie vocale
Accès à la messagerie vocale
File d’attente 2610

Sendra Toulon

Quatre postes sonnent les uns après les autres avec un ordre défini.

Appels
  • Ordre de sonnerie : 2600, 2601, 2602, 2603
  • 20 secondes par poste
  • Répondeur automatique hors horaires d’ouverture
Repondeur
  • Répondeur lié à la messagerie vocale du poste 2600
  • Modification depuis Utilisateurs > 2600 > Messagerie vocale
  • Import d’un fichier audio possible
Administration
  • Horaires gérés par département
  • Jour férié ou suppression du créneau pour fermeture exceptionnelle
  • Remettre le message standard après un message temporaire
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Modification du message
Modification du message
File d’attente 2010

Sendra Tourettes

Trois postes sonnent à tour de rôle avec répondeur sur le poste d’accueil.

Appels
  • Ordre de sonnerie : 2000 Accueil, 2003 Christèle, 2004 Chantal
  • 30 secondes par poste
  • Bascule sur boîte vocale en fermeture
Repondeur
  • Répondeur lié à la messagerie vocale du poste 2000
  • Modification depuis Utilisateurs > 2000 > Messagerie vocale
  • Upload WAV possible depuis le menu messagerie vocale
Administration
  • Horaires automatiques par département
  • Utiliser les jours fériés pour fermer rapidement le site
  • Sauvegarder après chaque changement
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Accès à la messagerie vocale
Accès à la messagerie vocale
Groupe d’appel 8007

SSIAD Draguignan

Deux postes sonnent en simultané avec un répondeur numérique sans dépôt de message.

Appels
  • Postes 2510 Anabelle et 2511 Sandra en simultané
  • Répondeur numérique 8008
  • L’appelant ne peut pas laisser de message vocal
Repondeur
  • Modification via Traitement des appels > Répondeur numérique 8008
  • Enregistrement via appel puis validation du message
  • Import de fichier audio possible
Administration
  • Horaires gérés par département
  • Même logique de fermeture exceptionnelle que les autres sites
  • Message vocal à remettre si la modification est temporaire
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Vue du groupe d’appel
Vue du groupe d’appel
Édition du répondeur numérique
Édition du répondeur numérique
Groupe d’appel 8009

AI Draguignan

Deux postes sonnent en même temps et partagent le répondeur du SSIAD.

Appels
  • Postes 2512 Karine et 2513 Céline en simultané
  • Même logique de groupe d’appel que le SSIAD
  • Même répondeur et mêmes horaires que le SSIAD
Repondeur
  • Se référer à la procédure SSIAD pour la modification du message
  • Répondeur partagé
  • Pas de procédure distincte sur ce site
Administration
  • Horaires communs avec le SSIAD
  • Pilotage des annonces via la procédure SSIAD
  • Conserver la cohérence des messages entre les deux services
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Vue du groupe d’appel AI Draguignan
Vue du groupe d’appel AI Draguignan
File d’attente 8005

Sendra Draguignan

Le poste d’accueil central reçoit tous les appels et les bascules.

Appels
  • Poste principal : 2400 Accueil Draguignan
  • Tous les appels et les bascules arrivent sur ce poste
  • Répondeur automatique hors horaires
Repondeur
  • Répondeur lié à la messagerie vocale du poste 2400
  • Modification via Utilisateurs > 2400 > Messagerie vocale
  • Téléchargement ou import d’un message audio possible
Administration
  • Horaires automatiques par département
  • Jour férié ou suppression du créneau pour fermeture rapide
  • Format audio à respecter pour les imports
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Accès à la messagerie vocale
Accès à la messagerie vocale
File d’attente 2310

Sendra Hyères

Trois postes sonnent en simultané avec une messagerie rattachée au standard.

Appels
  • Postes 2300 Standard Hyères, 2301 Deconinck Ingrid, 2302 Labarthe Marjorie
  • Sonnerie simultanée
  • Répondeur automatique par horaires
Repondeur
  • Répondeur lié à la messagerie vocale du poste 2300
  • Modification via Utilisateurs > 2300 > Messagerie vocale
  • Possibilité d’importer un WAV existant
Administration
  • Horaires gérés par département
  • Fermeture exceptionnelle via jour férié ou modification du créneau
  • Remettre le message d’origine après usage temporaire
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Accès à la messagerie vocale
Accès à la messagerie vocale
File d’attente 8016

Le Luc

Un poste fixe et un mobile sonnent ensemble, puis le mobile continue seul.

Appels
  • 2120 Laure et le mobile via poste fictif 1002 sonnent simultanément
  • Après 30 secondes, le poste 2120 s’arrête et le mobile continue
  • Répondeur numérique sans dépôt de message vocal
Repondeur
  • Répondeur numérique 2122 Repondeur_Le_LUC
  • Modification via Traitement des appels > 2122
  • Import possible au format audio compatible 3CX
Administration
  • Le poste 1002 sert à acheminer le mobile dans la file
  • Horaires par département
  • Vérifier le bon message après chaque changement
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Vue de la file d’attente
Vue de la file d’attente
Accès au répondeur numérique
Accès au répondeur numérique
Sites couplés

Le Muy & Sainte-Maxime

Un fonctionnement partagé avec supervision par Charlène et gestion fine des sonneries.

Appels
  • Sainte-Maxime : file 8017, postes 2200, 2210 et 2211 en cascade de 20 secondes
  • Le Muy : appels directs sur 2200 Charlène puis bascules 2201, 2203, 2202 et retour 2200
  • Le poste 2200 peut sortir des agents de la file de Sainte-Maxime
Repondeur
  • Le Muy : messagerie vocale du poste 2200 Charlène
  • Sainte-Maxime : messagerie vocale du poste 2211 Anabelle
  • Activation manuelle possible pour Le Muy via statut web ou touche NPD
Administration
  • Charlène peut gérer horaires, messages, noms, ordre de sonnerie et présence dans la file
  • Déconnecter les 3 usagers de Sainte-Maxime active manuellement le répondeur
  • Les deux sites ont une logique commune mais des usages distincts
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Vue du fonctionnement couplé
Vue du fonctionnement couplé
Accès aux messages vocaux
Accès aux messages vocaux
Procedures communes

Les gestes a connaitre

Enregistrement

Creer un nouveau message

  1. 1Aller dans le bon menu selon le site : Utilisateurs > poste concerne ou Traitement des appels > repondeur numerique.
  2. 2Cliquer sur l’icone telephone avec micro pour lancer l’enregistrement.
  3. 3Nommer le fichier et choisir l’extension qui recevra l’appel.
  4. 4Apres le bip, enregistrer le message puis taper #.
  5. 5Utiliser 0 pour enregistrer, 1 pour recommencer, 2 pour ecouter.
  6. 6Selectionner le nouveau message dans la liste puis cliquer sur Sauvegarder.
Compatibilite audio

Format attendu pour les imports 3CX

FormatWAV
CanalMono
Frequence8 kHz
Profondeur16 bits
Attention : si le message est temporaire, remettre ensuite le message d’origine.
Astuce : pour fermer rapidement un site, declarer un jour ferie ou supprimer le creneau du jour, puis restaurer les horaires.
Telephones

Reperes rapides par modele

Poste fixe standard

Yealink T54W

Poste fixe standard
Guide rapide du T54W
Guide rapide du T54W
  • Touches dédiées pour messagerie, mains-libres, transfert, attente et recomposition
  • Navigation via OK et touches d’écran
  • Fonctions utiles : conférence, numérotation rapide, DND et répertoire
Sans fil

Yealink W73H

Sans fil
Vue du combiné
Vue du combiné
Commandes principales
Commandes principales
  • Transfert via bouton TRAN, avec ou sans annonce
  • Conférence jusqu’à 3 participants
  • Répertoire, journal d’appels, rappel, double appel et mode Ne pas déranger
Sans fil

SNOM M25

Sans fil
Guide utilisateur du M25
Guide utilisateur du M25
  • Appels externes en mode combiné ou mains libres
  • Attente, reprise, transfert annoncé ou non annoncé
  • Conférence et consultation du journal d’appels
Poste fixe évolué

SNOM D735

Poste fixe évolué
Vue générale du D735
Vue générale du D735
Touches et fonctions dédiées
Touches et fonctions dédiées
  • Touches dédiées : message, répertoire, réglages, attente, transfert et DND
  • SmartLabels avec voyants pour les lignes et fonctions
  • Gestion avancée des appels, des conférences et des listes d’appels
Usage quotidien

Les actions les plus frequentes

Repondre a un appel, mettre en attente, transferer avec ou sans annonce, lancer une conference, consulter l’historique et activer le mode ne pas deranger. Cette page a ete structuree pour retrouver ces actions rapidement par site ou par telephone.

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